Aquí obtendrá una explicación sencilla de qué es el Cuadro de Mando y de por qué es importante para la pyme y el autónomo.
Igualmente se explican los pasos para poner en marcha dicho Cuadro de Mando.
El Control de nuestra Gestión y el Cuadro de Mando Integral, su herramienta esencial, son los instrumentos clave para llevar a cabo de manera óptima la estrategia de nuestra actividad. Hay una percepción errónea de que el Cuadro de Mando es algo apto sólo para los grandes, que la pyme o incluso el autónomo no tienen recursos (ni tiempo) para esas cosas. Craso error que les pone en clara desventaja.
Las actividades pequeñas y medianas pueden extraer más beneficios del Cuadro de Mando al ser mucho más factible de implantar y dar seguimiento, debido precisamente a que el tamaño más reducido otorga la posibilidad de controlar todo de manera más pormenorizada y llevar a cabo su estrategia de manera más efectiva.
Nuestra estrategia como pymes o autóomos debe dar lugar a unos objetivos, unas acciones, unos recursos dedicados etc. y el Cuadro de Mando es la herramienta para que se lleve a cabo el cumplimiento de dicha estrategia, prevenir desviaciones de nuestros objetivos y aportar soluciones. Prevenir, más que curar, debe ser la función del Control de nuestra Gestión derivado del Cuadro de Mando, analizar el porqué de posibles desviaciones y, partiendo de ese análisis, aprovechar también las oportunidades que puedan surgir para mejorar nuestros objetivos y optimizar nuestra estrategia y nuestras acciones.
El Cuadro de Mando Integral, herramienta esencial.
El Cuadro de Mando Integral es una herramienta popularizada por Robert Kaplan y David Norton, se trata de un Cuadro de Control con los indicadores esenciales de una actividad, divididos en cuatro agrupaciones (Finanzas, Cliente, Personal y Procesos Internos), de manera que se pueda ver la evolución de esos indicadores esenciales, ver donde estamos acertando y donde debemos mejorar, de manera que controlemos los aspectos esenciales de nuestra actividad y en todo momento tengamos las riendas y sepamos por donde llevar al caballo para alcanzar los objetivos.
Así, el Cuadro de Mando Integral proporcionará una fotografía de los aspectos esenciales de la pyme o el negocio como autónomo de un solo vistazo y lo que es más importante, pasamos de la foto estática al análisis dinámico pudiendo, en dicho Cuadro de Mando, ver la tendencia y la evolución de los indicadores esenciales, de esta manera podemos anticipar cosas importantes y actuar con tiempo.
Para que el Cuadro de Mando sea realmente útil es prioritario que la pyme o el autónomo sepan qué quieren y cómo lo van a hacer (su estrategia) y, una vez bien claro esto, encontrar los indicadores esenciales para controlar esa estrategia.
Estos indicadores a incluir en el Cuadro de mando se agrupan, según la metodología de Kaplan y Norton, en cuatro áreas esenciales:
Finanzas: aquí encontraremos los indicadores esenciales para controlar que nuestro estado financiero es el deseado, según nuestros objetivos y estrategia.
Cliente: indicadores esenciales sobre nuestra relación con el bien más preciado que podamos tener.
Personal: dada la importancia de los Recursos Humanos, se deben tener en cuenta los indicadores que nos muestren el estado de nuestro personal y a través de los cuales podamos ver si se cumplen nuestras estrategias de Recursos Humanos (por ejemplo ver la efectividad de nuestra política de objetivos a través de la consecución de los sueldos variables por objetivos).
Procesos Internos: o aquello a lo que realmente se dedica nuestra actividad, puede que fabriquemos algo, o que seamos puros comerciales, sea lo que sea, debemos identificar nuestros procesos internos esenciales y medir su rendimiento, de esa manera mejoraremos y seremos más eficientes.
De un vistazo, obtenemos una imagen de los procesos y características críticas de nuestra pyme o nuestro negocio como autónomos.
¿Y cómo pongo en marcha el Cuadro de Mando?
Estos pasos que se proporcionan aquí, deben ser compartidos y que todos los empleados esenciales de la pyme participen.
1. Conozca su estrategia: es decir, antes de nada, monte la base, sepa qué quiere y tenga las directrices claras para saber como lo va a conseguir, a partir de esa estrategia desglose sus puntos clave. Su empresa debería tener un plan estratégico que marque hacia donde quiere ir, si no lo tiene, debería aplicarlo, para conocer más sobre este punto lea Estrategia: qué es y como aplicarla a su actividad.
2. Clasifique: una vez sepa cuales son sus claves estratégicas divídalas en los cuatro grupos de los que hemos hablado antes. Si dicha estrategia está lo suficientemente elaborada y clasificada, no tiene que tener problema en este paso (si no lo tiene muy claro pruebe a la inversa, partiendo de la división cuádruple, piense en los puntos clave de la estrategia de su pyme en referencia a sus Finanzas, Clientes, Personal y Procesos Internos).
3. Convierta esas claves en objetivos: es decir haga esa estrategia tangible y real, si su plan financiero es no endeudarse demasiado, establezca un objetivo para ello, pero que sea real y posible, y que sean consensuados por los implicados en dichos objetivos.
Es decir que si, por ejemplo, usted no quiere endeudarse y hace de ello un objetivo de su actividad, llegue a un acuerdo en lo concreto con quien lleva las cuentas, su asesor o su consultor económico (según sea su caso) para establecer de manera realista qué significa no endeudarse.
4. Defina los indicadores más adecuados para los objetivos de su pyme y elija los valores deseados para esos indicadores, de nuevo es una tarea que se debe realizar en consenso con los implicados.
Poner estos valores objetivo le ayudará a localizar desviaciones y a mantener el contacto de su estrategia con la realidad.
5. Ponga en marcha el procedimiento de seguimiento y análisis: Hay herramientas en el mercado específicas (herramientas que almacenan e incluso analizan los datos), pero suelen ser costosas, basta con que alguien se encargue de dar seguimiento, mantener los datos y realizar un informe, un análisis de los datos y de localizar los puntos clave para que estrategia y realidad sean la misma cosa.
Piense detenidamente si de verdad controla los aspectos esenciales de su actividad, si conoce realmente su estado, si no es así, debería pensar en implantar un Cuadro de Mando antes de que alguna desagradable sorpresa aparezca en la próxima reunión y ya sea tarde.
Si cree que estos consejos pueden ser de utilidad para ese compañero, colega o amigo en el que pensaba mientras lo leía, no lo dude, envíeselo, le estará haciendo un favor y se lo agradecerá.
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